Update: Document Versions
This commit is contained in:
parent
fd372bc14c
commit
08330fe67c
@ -26,22 +26,36 @@
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
<p>Using the 'Documents' module and the 'Documents' section of the 'Projects' module, you might have already noticed that there is a number next to the file title that shows the number of file versions. Want to learn more about file versions and revisions? Read this tip!</p>
|
||||
<p>Using the 'Documents' module and the 'Documents' section of the 'Projects' module, you might have already noticed that there is a number next to the file title that shows the number of file versions. Want to learn more about file versions and revisions? Read this tip.</p>
|
||||
|
||||
<h2 id="BareBonesInstructions">Bare Bones Instructions</h2>
|
||||
<p>After creating or uploading your file to Documents, it will be displayed in the needed folder you've opened before. When you edit and save it for the first time, the file gets the version number <span class="docversion">ver.1</span>. The file versions now include revisions, i.e. minor changes in a file. If you click the version number, you'll see the list of file revisions. Every time you change and save the file, the new revision is added to the list.
|
||||
Version is a major change and it includes all the file revisions for a certain period of time.</p>
|
||||
<div class="notehelp">When uploading files, you can set some options that affect the file version. If the file with the same name already exists in the folder, a copy of the file will be created by default. If you wish to update the version of the existing file, click the <b>Common Settings</b> link from the <b>Settings</b> list on the left side panel and check the <b>Update the file version for the existing file with the same name</b> option. If you upload a file of a format that differs from the Office Open XML format, the conversion will occur. By default both files (file in original format + file in Office Open XML format ) are placed into the selected folder. If you uncheck the <b>Save the file copy in the original format as well</b> box, a converted file will be placed as a new revision of the original file rather than as a new separate file. These parameters will be applied to all the files uploaded afterwards.</div>
|
||||
<p>After creating or uploading your file to the <b>Documents</b> module, it will be displayed in the needed folder you've opened before. When you edit and save it for the first time, the file gets the version number <span class="docversion">ver.1</span>. If you click the version number, you'll see the list of the file versions and revisions.</p>
|
||||
<p>The file versions include <b>revisions</b>, i.e. minor changes in a file. Every time you change and save the file, a new revision is created.</p>
|
||||
<p><b>Version</b> is a major change and it includes all the file revisions for a certain period of time. Every editing session is considered as a new file version, i.e. a new file version is automatically created and displayed in the version history when the editing session ends. An editing session ends when a user closes the file (or all users who are editing the file simultaneously close the file) and the delay time passes (the delay time is about 10 seconds).</p>
|
||||
<div class="notehelp">When uploading files, you can set some options that affect the file version.
|
||||
<p>If the file with the same name already exists in the folder, a copy of the file will be created by default. If you wish to update the version of the existing file, click the <b>Common Settings</b> link from the <b>Settings</b> list on the left side panel and turn on the <b>Update the file version for the existing file with the same name</b> switcher.</p>
|
||||
<p>If you upload a file of a format that differs from the <code>Office Open XML</code> format, the conversion will occur and the notification window will appear where you can select if you want to save both files (a file in its original format and a file in the <code>Office Open XML</code> format). If you uncheck the <b>Save the file copy in the original format as well</b> box, a converted file will be placed as a new revision of the original file rather than as a new separate file. These parameters will be applied to all the files uploaded afterwards. It's also possible to enable or disable the <b>Save the file copy in the original format as well</b> option in the <b>Common Settings</b> of the <b>Documents</b> module.</p>
|
||||
</div>
|
||||
<h6>Manage intermediate revisions</h6>
|
||||
<p>The <b>Storing file versions</b> section of the <b>Documents</b> module <b>Common Settings</b> allows to adjust parameters for storing intermediate revisions: </p>
|
||||
<ol>
|
||||
<li>By default, each new intermediate revision replaces the previous one in the version history. A full access administrator or the <b>Documents</b> module administrator can turn on the <b>Keep all saved intermediate versions</b> switcher to make it possible for the portal users to store all intermediate revisions. If intermediate revisions are saved automatically, they always replace previous ones, whether the <b>Keep all saved intermediate versions</b> option is enabled or not.</li>
|
||||
<li>If the administrator enables the possibility to store all intermediate revisions, each user can enable the <b>Keep intermediate versions when editing</b> option within his/her account. When this option is enabled, every time the user saves the file by using the <b>Ctrl+S</b> key combination or by using the <b>Save</b> icon in the editor interface, a new intermediate revision is created and displayed in the version history.</li>
|
||||
</ol>
|
||||
<h6>Manage versions</h6>
|
||||
<p>You can group several revisions in a version. To do that, hover the mouse cursor over the needed revision and click the <img alt="Mark as version icon" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/tipstricks/markasversion.png")%>" /> icon. All the earlier file revisions as well as the selected one will be grouped in a version. The number of revisions in a version will be indicated like that <img alt="Number of revisions" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/tipstricks/numberofrevisions.png")%>" />.
|
||||
When you unite revisions in a version the number of versions displayed next to the file title will be updated.</p>
|
||||
<p>You may not only <b>Download</b> any version or version revision, but also <b>Preview</b> it or <b>Enter a comment</b> using the corresponding icon which appears when you hold the mouse cursor over the needed version/revision.</p>
|
||||
<h6>Restore previous versions</h6>
|
||||
<p>It might happen that the document you created and shared with several colleagues was edited by one of them and you would like to recover one of its previous revisions/versions. To do that, please follow the easy steps below:</p>
|
||||
<ol class="instructions">
|
||||
<li>Enter your portal using your login details.</li>
|
||||
<li>Click the <b>Documents</b> link on the start page.</li>
|
||||
<li>Open the needed folder containing the file which revision/version you want to restore.</li>
|
||||
<li>Click the version icon next to the corresponding file. You will see the <b>Version history</b> list.</li>
|
||||
<li>Find the file revision/version you want to restore using its creation date, time or author. If you are not sure, you can also preview a certain revision/version hovering your mouse cursor over it and clicking the <img alt="Preview icon" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/tipstricks/previewicon.png")%>" /> icon.</li>
|
||||
<li>Find the file revision/version you want to restore using its creation date, time or author. If you are not sure, you can also preview a certain revision/version hovering your mouse cursor over it and clicking the <img alt="Preview icon" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/tipstricks/previewicon.png")%>" /> icon.
|
||||
<p>When you click this icon, the online editor window will open in a new browser tab with the <b>Version History</b> panel activated. The changes made by the author of the selected version/revision will be marked with the corresponding color in the document text. </p>
|
||||
</li>
|
||||
<li>Click the <b>Restore</b> link.</li>
|
||||
</ol>
|
||||
<p>After that the selected file revision/version will be restored.</p>
|
||||
|
||||
@ -26,21 +26,36 @@
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
<p>Работая в модуле 'Документы' и разделе 'Документы' модуля 'Проекты', вы, возможно, уже заметили, что рядом с названием файла находится цифра, обозначающая количество версий. Хотите узнать больше о версиях и ревизиях файлов? Прочитайте эту статью!</p>
|
||||
<p>Работая в модуле 'Документы' и разделе 'Документы' модуля 'Проекты', вы, возможно, уже заметили, что рядом с названием файла находится цифра, обозначающая количество версий. Хотите узнать больше о версиях и ревизиях файлов? Прочитайте эту статью.</p>
|
||||
|
||||
<h2 id="BareBonesInstructions">Основные инструкции</h2>
|
||||
<p>После создания или загрузки файла в модуль 'Документы' он появится в нужной папке, которую вы открыли, прежде чем создать или загрузить файл. После того, как вы отредактируете и сохраните его в первый раз, он получит номер версии: <span class="docversion">вер. 1</span>. Версии файла включают в себя ревизии, то есть незначительные изменения документа. Если щелкнуть по номеру версии, откроется список ревизий файла. Каждый раз, когда вы изменяете и сохраняете файл, в этот список добавляется новая ревизия. Версия представляет собой существенное изменение документа и включает в себя все ревизии файла за определенный период времени.</p>
|
||||
<div class="notehelp">При загрузке файлов можно задать некоторые параметры, влияющие на версию файла. Если файл с таким же именем уже существует в этой папке, по умолчанию создается копия файла. Если вы хотите обновлять версию существующего файла, то в списке <b>Настройки</b> на левой боковой панели нажмите на ссылку <b>Общие настройки</b> и установите флажок <b>Обновлять версию файла для существующего файла с таким же именем</b>. При загрузке файла в формате, отличном от Office Open XML, происходит конвертация. По умолчанию оба файла (файл в исходном формате + файл в формате Office Open XML) помещаются в выбранную папку. Если снять флажок <b>Сохранять также копию файла в исходном формате</b>, сконвертированный файл будет помещаться как новая ревизия оригинала, а не как новый отдельный файл. Эти параметры будут применяться ко всем файлам, загружаемым в дальнейшем.</div>
|
||||
<p>После создания или загрузки файла в модуль <b>Документы</b> он появится в нужной папке, которую вы открыли, прежде чем создать или загрузить файл. После того, как вы отредактируете и сохраните его в первый раз, он получит номер версии: <span class="docversion">вер. 1</span>. Если щелкнуть по номеру версии, откроется список версий и ревизий файла.</p>
|
||||
<p>Версии файла включают в себя <b>ревизии</b>, то есть незначительные изменения документа. Каждый раз, когда вы изменяете и сохраняете файл, создается новая ревизия.</p>
|
||||
<p><b>Версия</b> представляет собой существенное изменение документа и включает в себя все ревизии файла за определенный период времени.</p>
|
||||
<div class="notehelp">При загрузке файлов можно задать некоторые параметры, влияющие на версию файла.
|
||||
<p>Если файл с таким же именем уже существует в этой папке, по умолчанию создается копия файла. Если вы хотите обновлять версию существующего файла, то в списке <b>Настройки</b> на левой боковой панели нажмите на ссылку <b>Общие настройки</b> и включите переключатель <b>Обновлять версию файла для существующего файла с таким же именем</b>.</p>
|
||||
<p>При загрузке файла в формате, отличном от <code>Office Open XML</code>, будет выполнена конвертация и появится окно оповещения, в котором можно выбрать, надо ли сохранять оба файла (файл в исходном формате и файл в формате <code>Office Open XML</code>). Если снять флажок <b>Сохранять также копию файла в исходном формате</b>, сконвертированный файл будет помещаться как новая ревизия оригинала, а не как новый отдельный файл. Эти параметры будут применяться ко всем файлам, загружаемым в дальнейшем. Включить или отключить опцию <b>Сохранять также копию файла в исходном формате</b> также можно в разделе <b>Хранение версий файлов</b> в <b>Общих настройках</b> модуля <b>Документы</b>.</p>
|
||||
</div>
|
||||
<h6>Управление промежуточными ревизиями</h6>
|
||||
<p>В разделе <b>Хранение версий файлов</b> в <b>Общих настройках</b> модуля <b>Документы</b> можно задать параметры сохранения промежуточных ревизий: </p>
|
||||
<ol>
|
||||
<li>По умолчанию каждая новая промежуточная ревизия заменяет предыдущую в истории версий. Администратор с полным доступом или администратор модуля <b>Документы</b> может включить переключатель <b>Хранить все сохраненные промежуточные версии</b>, чтобы пользователи портала могли сохранять все промежуточные ревизии. Если промежуточные ревизии сохраняются автоматически, они всегда заменяют предыдущие, независимо от того, включена ли настройка <b>Хранить все сохраненные промежуточные версии</b>.</li>
|
||||
<li>Если администратор включает возможность хранения всех промежуточных ревизий, каждый пользователь может включить в своем аккаунте настройку <b>Хранить промежуточные версии при редактировании</b>. Когда этот параметр включен, каждый раз, когда пользователь сохраняет файл, используя сочетание клавиш <b>Ctrl+S</b> или кнопку <b>Сохранить</b> в интерфейсе редактора, создается новая промежуточная ревизия и отображается в истории версий.</li>
|
||||
</ol>
|
||||
<h6>Управление версиями</h6>
|
||||
<p>Несколько ревизий можно объединить в версию. Для этого наведите курсор мыши на нужную ревизию и щелкните по значку <img alt="Значок Отметить как версию" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/tipstricks/markasversion.png")%>" />. Все предыдущие ревизии файла и выбранная ревизия будут объединены в версию. Количество ревизий в версии обозначается следующим образом: <img alt="Количество ревизий" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/ru/tipstricks/numberofrevisions.png")%>" />.
|
||||
При объединении ревизий в версию обновляется номер версии, отображаемый рядом с названием документа.</p>
|
||||
<p>Можно не только <b>Скачать</b> любую версию или ревизию, но и <b>Просмотреть</b> ее или <b>Оставить комментарий</b>, используя соответствующие значки, которые появляются при наведении курсора мыши на нужную версию или ревизию.</p>
|
||||
<h6>Восстановление предыдущих версий</h6>
|
||||
<p>Если кто-то отредактировал документ, который вы создали и использовали совместно с коллегами, и вы хотели бы восстановить одну из предыдущих ревизий или версий, выполните следующие действия:</p>
|
||||
<ol class="instructions">
|
||||
<li>Войдите на портал, используя свои регистрационные данные.</li>
|
||||
<li>Нажмите на ссылку <b>Документы</b> на стартовой странице.</li>
|
||||
<li>Откройте нужную папку с файлом, ревизию или версию которого вам надо восстановить.</li>
|
||||
<li>Нажмите на значок версии рядом с соответствующим файлом<%-- или на значок <img alt="Значок Показать действия над файлом" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/gettingstarted/actionsicon.png")%>" /> и выберите опцию <b>Показать историю версий</b>--%>. Откроется список <b>История версий</b>.</li>
|
||||
<li>По дате и времени создания или имени автора найдите ревизию или версию файла, которую требуется восстановить. Если вы не уверены, можно предварительно просмотреть конкретную ревизию или версию, наведя на нее курсор мыши и нажав значок <img alt="Значок Просмотр" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/tipstricks/previewicon.png")%>" />.</li>
|
||||
<li>По дате и времени создания или имени автора найдите ревизию или версию файла, которую требуется восстановить. Если вы не уверены, можно предварительно просмотреть конкретную ревизию или версию, наведя на нее курсор мыши и нажав значок <img alt="Значок Просмотр" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/tipstricks/previewicon.png")%>" />.
|
||||
<p>При нажатии на этот значок откроется окно онлайн-редактора с активированной панелью <b>История версий</b>. Изменения, внесенные автором выбранной версии или ревизии будут помечены соответствующим цветом в тексте документа.</p>
|
||||
</li>
|
||||
<li>Нажмите ссылку <b>Восстановить</b>.</li>
|
||||
</ol>
|
||||
<p>После этого выбранная ревизия или версия файла будет восстановлена.</p>
|
||||
|
||||
Loading…
Reference in New Issue
Block a user