Update: Getting Started - Documents

This commit is contained in:
Svetlana Maleeva 2019-12-18 16:57:19 +03:00
parent cc587c20d6
commit fd372bc14c
4 changed files with 57 additions and 20 deletions

View File

@ -74,29 +74,41 @@
<div class="gs_content" id="AddingCreatingDocuments_block">
<h2>Adding/creating documents</h2>
<div class="PortalHelp">
<p>To transfer all your files to the 'Documents' module, you can upload existing documents from your computer hard disk drive <%-- import them from your Google Drive or Zoho account--%> or integrate your Box.com, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint, Yandex account with the online office.</p>
<p>To upload a file,</p>
<p>To transfer all your files to the 'Documents' module, you can upload existing documents from your computer hard disk drive <%-- import them from your Google Drive or Zoho account--%> or integrate your Box.com, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint, Yandex account with the online office.</p>
<h6>Uploading files and folders</h6>
<p>To upload a <b>file</b>,</p>
<ol>
<li>open the needed section or folder where you want to upload your files to by selecting corresponding options at the left-side panel,</li>
<li>click the <img alt="Upload button" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Upload.png")%>" /> button in the left upper corner within the 'Documents' module,</li>
<li>choose the files you want to upload to the online office in the file manager window and click the <b>Open</b> button.</li>
<li>select the <b>Upload files</b> option from the menu,</li>
<li>choose the files you want to upload to the online office in the file manager window and click the <b>Open</b> button.</li>
</ol>
<p>Or simply <b>drag-and-drop</b> a file from your computer to the working area to upload it to your portal even more easily.</p>
<p>The uploading process will start, right after that the uploaded file(s) will be converted to the Office Open XML format. By default both files (file in original format + file in Office Open XML format ) are placed into the selected folder. If you don't need files in original format at the portal, you can uncheck the <b>Save the file copy in the original format as well</b> box. It'll be taken into consideration during the next uploading operations and a converted file will be placed as a new revision of the original file rather than as a new separate file.</p>
<p>Or simply <b>drag-and-drop</b> a file or several selected files from your computer to the working area to upload documents to your portal even more easily.</p>
<div class="notehelp">When connecting to the portal via the desktop editors interface with the end-to-end encryption mode enabled, the possibility to upload files using the drag-and-drop method is not available.</div>
<p>The uploading process will start. If the file format differs from the <code>Office Open XML</code> one, the file will be converted into the <code>.docx</code>/<code>.xlsx</code>/<code>.pptx</code> format for faster editing. The notification window will appear where you can select if you want to save both files (a file in its original format and a file in the <code>Office Open XML</code> format). If you don't need files in an original format on the portal, you can uncheck the <b>Save the file copy in the original format as well</b> box. It'll be taken into consideration during the next uploading operations and a converted file will be placed as a new revision of the original file rather than as a new separate file. It's also possible to enable or disable the <b>Save the file copy in the original format as well</b> option in the <b>Documents</b> module <b>Common Settings</b>.</p>
<div class="screen_block">
<img alt="Uploading Files" id="img11_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/big/UploadDocs1.png")%>" />
<img alt="Uploading Files" target="img11_eventcom_guides" class="screenphoto screen_guides" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/small/UploadDocs1.png")%>" />
<div target="img11_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<div class="notehelp">If the file with the same name already exists in the folder, a copy of the file will be created by default. If you wish to update the version of the existing file, click the <b>Common Settings</b> link from the <b>Settings</b> list on the left side panel and check the <b>Update the file version for the existing file with the same name</b> option. This parameter will be applied to all the files uploaded afterwards.</div>
<div class="notehelp">If the file with the same name already exists in the folder, a copy of the file will be created by default. If you wish to update the version of the existing file, click the <b>Common Settings</b> link from the <b>Settings</b> list on the left side panel and turn on the <b>Update the file version for the existing file with the same name</b> switcher. This parameter will be applied to all the files uploaded afterwards.</div>
<div class="screen_block">
<img alt="Uploading Files" id="img1_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/big/UploadDocs.png")%>" />
<img alt="Uploading Files" target="img1_eventcom_guides" class="screenphoto screen_guides" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/small/UploadDocs.png")%>" />
<div target="img1_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<p>To upload a <b>folder</b> that contains nested subfolders and documents: </p>
<ol>
<li>click the <img alt="Upload button" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Upload.png")%>" /> button in the left upper corner,</li>
<li>select the <b>Upload folder</b> option from the menu,</li>
<li>choose the folder you want to upload to the online office in the file manager window and click the <b>Open</b> button.</li>
</ol>
<p>This can also be done by dragging the necessary folder from the file manager window to the portal working area.</p>
<div class="notehelp">When connecting to the portal via the desktop editors interface with the end-to-end encryption mode enabled, the possibility to upload folders is not available.</div>
<%--<p>To import documents from your Google Drive or Zoho account, use the <img alt="Additional Options button" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/help/gettingstarted/auxbutton.png")%>" /> button in the left upper corner after reading instructions in the <a href="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/tipstricks/importing-files.aspx")%>">Tips &amp; Tricks</a> section.</p>--%>
<p>To integrate your Box, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint, Yandex account with Documents, use the corresponding buttons on the left-side menu after reading instructions in <a href="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/tipstricks/add-resource.aspx")%>">this article</a>.</p>
<p>You can also create new files or folders within Documents. To do that,</p>
<h6>Creating new files and folders</h6>
<p>You can also create new files or folders within the 'Documents' module. To do that,</p>
<ol>
<li>open the needed section or folder where you want to create a new file by selecting corresponding options at the left-side panel</li>
<li>click the <b>Create</b> button in the left upper corner and select one of the following options:
@ -113,14 +125,14 @@
<img alt="Creating New File" target="img2_eventcom_guides" class="screenphoto screen_guides" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/small/CreateNewFile.png")%>" />
<img alt="Creating New File" id="img2_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/big/CreateNewFile.png")%>" />
<div target="img2_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
</div>
</div>
</div>
<div class="gs_content" id="ViewingEditingDocuments_block">
<h2>Viewing/editing documents</h2>
<div class="PortalHelp">
<p>You can view and edit your documents, spreadsheets, presentations right on the portal using multi-functional Online Editors. You can also view media files stored on the portal in the most popular formats, including <%--avi, --%>mpeg, mp3, mp4, webm etc., as well as the bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff images.</p>
<p>You can view and edit your documents, spreadsheets, presentations right on the portal using multi-functional Online Editors. You can also view media files stored on the portal in the most popular formats, including <code>avi</code>, <code>mpg</code>, <code>mpeg</code>, <code>mp3</code>, <code>mp4</code>, <code>webm</code> etc., as well as the <code>bmp</code>, <code>jpg</code>, <code>jpeg</code>, <code>png</code>, <code>gif</code>, <code>tif</code>, <code>tiff</code> images.</p>
<p>To edit a document, just click its title or the <img alt="Pencil icon" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Pencil.png")%>" /> icon to the right of the file title and it will be opened in a new tab of the Internet browser.
If a file is currently being edited by another user, you will see the colored pencil icon. Place the mouse cursor over this <img alt="Colored Pencil Plus icon" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/PencilPlus.png")%>" /> icon to see who is editing the file at the moment.
Click it to open and edit this document simultaneously with other portal users.</p>
@ -146,6 +158,11 @@
<div class="notehelp">The portal guests can't use Online Editors. To open or edit a file, they need to download it first to their computer. If any changes are made, the guests will need to upload the files back to the portal after that. In case the guest has <a class="see_also" href="#SharingDocuments_block">full access</a> to this file, it can be overwritten. If not, the file can be uploaded under some other name only.</div>
<p>When viewing media files with the online viewer, you can use corresponding buttons to start or pause the playback, adjust volume level or switch to the full screen mode, go to the previous or next media file, download or delete the file.</p>
<div class="screen_block">
<img alt="Viewing Video File" target="img12_eventcom_guides" class="screenphoto screen_guides" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/small/ViewVideo.png")%>" />
<img alt="Viewing Video File" id="img12_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/big/ViewVideo.png")%>" />
<div target="img12_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<p>When viewing image files with the online viewer, you can use corresponding buttons to zoom in or zoom out the image, go to the previous or next image, display the image actual size (if the image has been zoomed in or out), rotate the image clockwise or counterclockwise, go to the previous or next image, download or delete the file.</p>
</div>
</div>
@ -206,7 +223,7 @@
<img alt="Managing Files" id="img6_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/big/ManageFiles_1.png")%>" />
<div target="img6_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<p>You can rename documents not only from the file list in the <b>Documents</b> module but also from the editor interface directly while editing. To do that, </p>
<p>To rename a document stored in the <b>Documents</b> module you can also check the box to the left of the necessary file in the list and press the <b>F2</b> key. It's also possible to rename documents from the editor interface directly while editing. To do that, </p>
<ol>
<li>click the <b>File</b> tab of the top toolbar and select the <b>Rename...</b> option,
</li>
@ -355,7 +372,7 @@
<ul>
<li><b>Copy</b> the link to the clipboard to send it via a messenger or in any other way.</li>
<li>Click the <img alt="Email icon" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/emailicon.png")%>" /> icon to send the link via email. If you are already using the <a target="_blank" href="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/gettingstarted/mail.aspx")%>"><b>Mail</b> module</a>, a message template will open in a new tab. You can specify the email addresses to send the link to, edit the accompanying message and click the <b>Send</b> button.
<p>In the <b>To:</b> field, enter the email address of the person you need to send the link. You can start typing the recipient email address or name and choose the needed one from the list. The contacts stored in your address book that match the entered characters are displayed there as you type (i.e. your personal, CRM and portal contacts as well as email adresses you've already sent emails to).</p>
<p>In the <b>To:</b> field, enter the email address of the person you need to send the link. You can start typing the recipient email address or name and choose the needed one from the list. The contacts stored in your address book that match the entered characters are displayed there as you type (i.e. your personal, CRM and portal contacts as well as email addresses you've already sent emails to).</p>
<p>You can add as many recipients as you wish. Select several addresses from the list one by one or enter multiple new addresses separated by commas. If an email address is entered incorrectly, the address block will be highlighted in red. To edit an address, double click the necessary address block. To delete an address, click the <img alt="Delete Address Icon" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/deleteaddressicon.png")%>" /> icon.</p>
</li>
<li>Click one of the social network icons to share the link via your corresponding social account.</li>

View File

@ -75,22 +75,37 @@
<h2>Добавление и создание документов</h2>
<div class="PortalHelp">
<p>Чтобы перенести все ваши файлы в модуль 'Документы', можно загрузить существующие документы с жесткого диска компьютера или интегрировать с онлайн-офисом аккаунты Box.com, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint, Yandex.</p>
<p>Для загрузки файла:</p>
<h6>Загрузка файлов и папок</h6>
<p>Для загрузки <b>файла</b>:</p>
<ol>
<li>откройте нужный раздел или папку, куда требуется загрузить файлы, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели</li>
<li>нажмите кнопку <img alt="Кнопка Загрузить" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Upload.png")%>" /> в левом верхнем углу в модуле 'Документы'</li>
<li>в окне диспетчера файлов выберите файлы, которые требуется загрузить в онлайн-офис, и нажмите кнопку <b>Открыть</b></li>
<li>откройте нужный раздел или папку, куда требуется загрузить файлы, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели,</li>
<li>нажмите кнопку <img alt="Кнопка Загрузить" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Upload.png")%>" /> в левом верхнем углу в модуле 'Документы',</li>
<li>выберите пункт меню <b>Загрузить файлы</b>,</li>
<li>в окне диспетчера файлов выберите файлы, которые требуется загрузить в онлайн-офис, и нажмите кнопку <b>Открыть</b>.</li>
</ol>
<p>Или просто <b>перетащите</b> в рабочую область файл с компьютера, чтобы загрузить его на портал еще более простым способом.</p>
<p>Начнется загрузка, сразу после этого загруженные файлы будут сконвертированы в формат Office Open XML. По умолчанию оба файла (файл в исходном формате + файл в формате Office Open XML) помещаются в выбранную папку. Если вам не нужны на портале файлы в исходном формате, можно снять флажок <b>Сохранять также копию файла в исходном формате</b>. Это будет учтено при последующих загрузках, и сконвертированный файл будет помещаться как новая ревизия оригинала, а не как новый отдельный файл.</p>
<div class="notehelp">Если файл с таким же именем уже существует в этой папке, по умолчанию создается копия файла. Если вы хотите обновлять версию существующего файла, то в списке <b>Настройки</b> на левой боковой панели нажмите на ссылку <b>Общие настройки</b> и установите флажок <b>Обновлять версию файла для существующего файла с таким же именем</b>. Этот параметр будет применяться ко всем файлам, загружаемым в дальнейшем.</div>
<p>Начнется процесс загрузки. Если формат файла отличается от <code>Office Open XML</code>, файл будет сконвертирован в формат <code>.docx</code>/<code>.xlsx</code>/<code>.pptx</code> для быстрого редактирования. Появится окно оповещения, в котором можно выбрать, надо ли сохранять оба файла (файл в исходном формате и файл в формате <code>Office Open XML</code>). Если вам не нужны на портале файлы в исходном формате, можно снять флажок <b>Сохранять также копию файла в исходном формате</b>. Это будет учтено при последующих загрузках, и сконвертированный файл будет помещаться как новая ревизия оригинала, а не как новый отдельный файл. Включить или отключить опцию <b>Сохранять также копию файла в исходном формате</b> также можно в <b>Общих настройках</b> модуля <b>Документы</b>.</p>
<div class="screen_block">
<img alt="Загрузка файлов" id="img11_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/big/UploadDocs1.png")%>" />
<img alt="Загрузка файлов" target="img11_eventcom_guides" class="screenphoto screen_guides" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/small/UploadDocs1.png")%>" />
<div target="img11_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<div class="notehelp">Если файл с таким же именем уже существует в этой папке, по умолчанию создается копия файла. Если вы хотите обновлять версию существующего файла, то в списке <b>Настройки</b> на левой боковой панели нажмите на ссылку <b>Общие настройки</b> и включите переключатель <b>Обновлять версию файла для существующего файла с таким же именем</b>. Этот параметр будет применяться ко всем файлам, загружаемым в дальнейшем.</div>
<div class="screen_block">
<img alt="Загрузка файлов" id="img1_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/ru/GettingStarted/Documents/big/UploadDocs.png")%>" />
<img alt="Загрузка файлов" target="img1_eventcom_guides" class="screenphoto screen_guides" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/ru/GettingStarted/Documents/small/UploadDocs.png")%>" />
<div target="img1_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<p>Для загрузки <b>папки</b>, содержащей вложенные подпапки и документы: </p>
<ol>
<li>нажмите кнопку <img alt="Кнопка Загрузить" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Upload.png")%>" /> в левом верхнем углу,</li>
<li>выберите пункт меню <b>Загрузить папку</b>,</li>
<li>в окне диспетчера файлов выберите папку, которую требуется загрузить в онлайн-офис, и нажмите кнопку <b>Открыть</b>.</li>
</ol>
<p>Это также можно сделать путем перетаскивания нужной папки из окна диспетчера файлов в рабочую область портала.</p>
<p>Для интеграции с модулем 'Документы' вашего аккаунта Box.com, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint, Yandex используйте соответствующие кнопки на левой боковой панели после прочтения инструкций в <a href="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/tipstricks/add-resource.aspx")%>">этой статье</a>.</p>
<p>В модуле 'Документы' можно создавать новые файлы или папки. Для этого:</p>
<h6>Создание новых файлов и папок</h6>
<p>В модуле 'Документы' можно создавать новые файлы или папки. Для этого:</p>
<ol>
<li>откройте нужный раздел или папку, где требуется создать новый файл, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели</li>
<li>нажмите кнопку <b>Создать</b> в левом верхнем углу и выберите одну из следующих опций:
@ -114,7 +129,7 @@
<div class="gs_content" id="ViewingEditingDocuments_block">
<h2>Просмотр и редактирование документов</h2>
<div class="PortalHelp">
<p>Можно просматривать и редактировать документы, электронные таблицы и презентации непосредственно на портале, используя многофункциональные онлайн-редакторы. Также можно просматривать сохраненные на портале медиафайлы самых распространенных форматов, в том числе <%--avi, --%>mpeg, mp3, mp4, webm и другие, и изображения в форматах bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff.</p>
<p>Можно просматривать и редактировать документы, электронные таблицы и презентации непосредственно на портале, используя многофункциональные онлайн-редакторы. Также можно просматривать сохраненные на портале медиафайлы самых распространенных форматов, в том числе <code>avi</code>, <code>mpg</code>, <code>mpeg</code>, <code>mp3</code>, <code>mp4</code>, <code>webm</code> и другие, и изображения в форматах <code>bmp</code>, <code>jpg</code>, <code>jpeg</code>, <code>png</code>, <code>gif</code>, <code>tif</code>, <code>tiff</code>.</p>
<p>Чтобы отредактировать документ, просто щелкните по названию файла или по значку <img alt="Значок Карандаш" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Pencil.png")%>" /> справа от названия, и файл откроется в новой вкладке браузера.
Если файл в данный момент редактируется другим пользователем, вы увидите цветной карандаш. Наведите курсор мыши на этот значок <img alt="Значок Цветной карандаш со значком плюс" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/PencilPlus.png")%>" />, чтобы увидеть, кто сейчас редактирует файл.
Нажмите на этот значок, чтобы редактировать этот документ одновременно с другими пользователями портала.</p>
@ -139,6 +154,11 @@
</div>
<div class="notehelp">Гости портала не могут пользоваться онлайн-редакторами. Для того чтобы открыть или отредактировать файл, им потребуется сначала скачать и сохранить его на своем компьютере. Если гости внесут какие-то изменения, затем придется загрузить файл обратно на портал. Если гостю предоставлен <a class="see_also" href="#SharingDocuments_block">полный доступ</a> к этому файлу, его можно перезаписать. Если нет, то файл можно загрузить только под каким-то другим именем.</div>
<p>При просмотре медиафайлов в онлайн-просмотрщике вы можете использовать соответствующие кнопки, чтобы начать или приостановить воспроизведение, регулировать громкость или развернуть окно просмотра на весь экран, перейти к предыдущему или следующему медиафайлу, скачать или удалить файл.</p>
<div class="screen_block">
<img alt="Просмотр видеофайла" target="img12_eventcom_guides" class="screenphoto screen_guides" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/small/ViewVideo.png")%>" />
<img alt="Просмотр видеофайла" id="img12_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/GettingStarted/Documents/big/ViewVideo.png")%>" />
<div target="img12_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<p>При просмотре изображений в онлайн-просмотрщике вы можете использовать соответствующие кнопки, чтобы увеличить или уменьшить масштаб изображения, перейти к предыдущему или следующему изображению, показать изображение в исходном размере (если масштаб был изменен), повернуть изображение по часовой стрелке или против часовой стрелки, перейти к предыдущему/следующему изображению, скачать или удалить файл.</p>
</div>
</div>
@ -199,7 +219,7 @@
<img alt="Управление файлами" id="img6_eventcom_guides" class="bigphoto_screen" src="<%=VirtualPathUtility.ToAbsolute("~/images/Help/ru/GettingStarted/Documents/big/ManageFiles_1.png")%>" />
<div target="img6_eventcom_guides" class="screenphoto magnifier"></div>
</div>
<p>Переименовывать документы можно не только из списка файлов в модуле <b>Документы</b>, но и из интерфейса редактора непосредственно в ходе редактирования. Для этого:</p>
<p>Чтобы переименовать документ, сохраненный в модуле <b>Документы</b>, можно также выделить нужный файл в списке и нажать клавишу <b>F2</b>. Переименовывать документы также можно из интерфейса редактора непосредственно в ходе редактирования. Для этого:</p>
<ol>
<li>перейдите на вкладку <b>Файл</b> на верхней панели инструментов и выберите опцию <b>Переименовать...</b>,
</li>

Binary file not shown.

After

Width:  |  Height:  |  Size: 1.3 MiB

Binary file not shown.

After

Width:  |  Height:  |  Size: 112 KiB