Sobald Ihr Portal erstellt ist, können Sie es nach Ihren Bedürfnissen einrichten und verwalten:

• aktualisieren Sie die allgemeinen Portaleinstellungen: ändern Sie die Portalsprache, bestimmen Sie die richtige Zeitzone, legen Sie eine alternative URL für das Portal fest, geben Sie die Mailserver für die Selbstregistrierung an, bestimmen Sie die Kennwortstärke für das Portal, wählen Sie eine Standardstartseite usw.;
• verwalten Sie die Portal-Module: wählen Sie die Module, die auf dem Portal angezeigt werden;
• bestimmen Sie die ">Zugriffsrechte für die Portaladiministratoren und andere Benutzer;
• richten Sie das Portal ein: bestimmen Sie den Titel, das Logo und die Teamvorlage für das Portal, wählen Sie das Farbdesign, damit das Portal Ihrem Brand entspricht;
• erstellen Sie ein Portal-Backup, deaktivieren Sie das Portal vorläufig oder löschen Sie es unwiderruflich;
• sehen Sie die Portal-Statistiken: das Erstellungsdatum, die Gesamtanzahl der Benutzer, den in bestimmten Modulen und von bestimmten Benutzern belegten Speicherplatz, das Besucherdiagramm.
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• aktivieren Sie die Funktion Single Sign-on, um den Zugriff auf das Portal den Benutzern zu erleichtern;
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• sehen Sie sich die letzte Anmelde-/Abmeldeaktivität der Benutzer an und erhalten Sie einen detaillierten Halbjahresbericht;
• sehen Sie die Logeinträge der letzten Aktionen, die von den Benutzern auf dem Portal (wie z.B. Schließen und Bearbeitung der Aufgaben, Änderung der Zugriffsrechte, Anlegen und Löschen der CRM-Elemente, Übertragen von Dokumenten, Einladung der Gäste usw.) durchgeführt werden, ein und laden Sie eine Datei mit den detaillierten Statistiken für das Halbjahr herunter.

Um auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie aufs Symbol " /> im oberen Bereich der Seite oder nutzen Sie das Listenmenü in der oberen linken Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Die Sektion Allgemein der Seite Einstellungen wird standardmäßig geöffnet. Hier können Sie die folgenden Einstellungen ändern:

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Portalregion

Diese Sektion erlaubt Ihnen, den Serverstandort zu ändern, wo Ihr Portal gehostet wird. Je näher Ihrem geografischen Standort die Serverregion liegt, desto schneller wird die Portalgeschwindigkeit sein.

Momentan können Sie zwischen zwei Serverregionen wählen: Region EU (Irland) und Region US West (Oregon). Um von einer Region in eine andere zu migrieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Wählen Sie die gewünschte Serverregion aus dem Listenmenü.
• Aktivieren Sie das Feld E-Mail auch migrieren, wenn Sie auch Ihre Post übertragen möchten.
  Die Migration der E-Mail könnte die Migrationszeit deutlich erhöhen. Außerdem werden nur die E-Mail-Nachrichten der letzten 30 Tage übertragen. Deswegen wird es empfohlen, Ihr Konto erneut anzuschließen, sobald der Vorgang abgeschlossen ist, anstatt alle Nachrichten zu übertragen.
• Benachrichtigen Sie die Benutzer über die Portalmigration, indem Sie das entsprechende Feld aktiviert lassen.
• Klicken Sie auf den Button Serverregion ändern, um den Migrationsvorgang zu starten.

Die Migration kann einige Zeit in Anspruch nehmen, abhängig vom Volumen Ihrer Portaldaten. Während dieses Vorgangs wird Ihr Portal nicht zugänglich sein. Sobald die Migration abgeschlossen ist, werden Sie eine E-Mail mit der neuen Portaladresse erhalten.

Sprach- und Zeitzoneneinstellungen

Diese Einstellungen lassen Sie die Sprache des kompletten Portals für alle Benutzer ändern und die Zeitzone konfigurieren, so dass alle Ereignisse des Portals mit einem richtigen Datum und der Uhrzeit angezeigt werden.

Um die Sprach- und Zeitzoneneinstellungen zu konfigurieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Öffnen Sie das Listenmenü Sprache und wählen Sie die entsprechende Sprache, in der alle Portalseiten und Benachrichtigungen angezeigt werden.

  Momentan ist das Online-Office in 20 Sprachen verfügbar: Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Russisch, Italienisch, Lettisch, Portugiesisch (brasilianische Variante), Türkisch, Griechisch, Polnisch, Tschechisch, vereinfachtes Chinesisch, Ukrainisch, Vietnamesisch, Finnisch, Portugiesisch, Aserbaidschanisch, Koreanisch und Japanisch. Wenn es Ihre Sprache in der Liste noch nicht gibt, können Sie zur Übersetzung beitragen. Dafür senden Sie eine Anfrage an documentation@onlyoffice.com.

• Bestimmen Sie die Zeitzone, die Ihrem Standort entspricht, im Listenmenü Zeitzone.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

DNS-Einstellungen

Diese Einstellungen erlauben Ihnen, eine alternative URL-Adresse für Ihr Portal festzulegen. Standardmäßig wird Ihr Portal unter name.onlyoffice.com registriert. Sie können <%--entweder eine gewünschte Parallelbezeichnung oder --%>Ihren eigenen Domain-Namen für das Portal angeben. Dafür <%--

• Geben Sie die gewünschte Parallelbezeichnung ins Feld Portaladresse ein.

  Dank der Parallelbezeichnung können Sie den Teil name Ihrer Portal-URL name.onlyoffice.com ändern, so dass Ihr Portal unter parallelbezeichnung.onlyoffice.com verfügbar ist.

Um Ihren eigenen Domain-Namen festzulegen, fügen Sie den Eintrag DNS CNAME hinzu, wie z.B.: team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (für die Region US West (Oregon)) oder intranet.teamlab.eu.com (für die Region EU (Ireland)).

Portalversion

Diese Sektion erlaubt es Ihnen, zurück auf die vorherige Version des Portals umzuschalten. Sie können entweder die neue Version nutzen oder auf die vorherige Version des Portals umschalten.

Aktivieren Sie einfach das entsprechende Feld und klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Einstellungen sicherer Mail-Domains

Diese Sektion erlaubt Ihnen die Mail-Server anzugeben, die für die Selbstregistrierung der Benutzer in Online-Office verwendet werden dürfen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Um sie zu aktivieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Aktivieren Sie das Feld Benutzerdefinierte Domains.
• Geben Sie sichere Mail-Server ins Feld ein, das unten erscheint.
• Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen, wenn Sie den hinzugefügten Benutzern nur ">Leseberechtigungen erteilen möchten.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Um weitere Mail-Server hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link Sichere Domain hinzufügen. Um einen aus Versehen hinzugefügten Server zu entfernen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol " /> rechts vom Feld.

Danach kann jeder Benutzer, der über ein Konto auf dem angegebenen Mail-Server verfügt, sich registrieren, wenn er auf den Link Beitreten auf der Loginseite klickt und seine E-Mail-Adresse eingibt. Dann wird eine Einladung mit dem Link zum Portal per E-Mail an die angegebene Adresse geschickt. Um sich ins Portal einzuloggen, muss der Benutzer dem Link aus der E-Mail folgen, ein Kennwort eingeben und es bestätigen.

Um diese Option auszuschalten, aktivieren Sie das Feld Deaktiviert.

Einstellungen der Hilfe- und Werbungsfelder

Diese Option erlaubt Ihnen, die Werbungs- und Hilfefelder, die auf den bestimmten Portalseiten erscheinen und die Portalfunktionen bewerben, aus- und einzuschalten. Die Werbungsfelder helfen den Benutzern von allen verfügbaren Funktionen Nutzen zu ziehen, und die Hilfefelder erklären den Benutzern, wie sie eine bestimmte Option nutzen können. Wenn Sie diese Informationen nicht brauchen, markieren Sie das Kontrollkästchen Aus, um die Felder zu deaktivieren. Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion.

Einstellungen der Kennwortstärke

Verwenden Sie diese Einstellungen, um die Kennwortkomplexität zu bestimmen (die Effizienz eines Kennworts beim Widersetzen den Brute-Force-Angriffen und sonstigen Versuchen, das Kennwort zu erraten). Dafür:

• Nutzen Sie den Schieberegler Minimale Kennwortlänge, um anzugeben, wie lang ein Kennwort sein muss, um als stark zu gelten.

  Standardmäßig muss das Kennwort zumindest aus 6 Zeichen bestehen.

• Aktivieren Sie die entsprechenden Felder unter dem Schieberegler, um die Zeichen zu bestimmen, die in einem Kennwort verwendet werden müssen: Großbuchstaben verwenden, Zahlen verwenden, Spezielle Zeichen verwenden.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Einladungslink

Diese Sektion erlaubt Ihnen, die Leute zum Portal einzuladen. Dafür kopieren Sie den Link mithilfe der entsprechenden Option oder der Tastenkombination STRG + C, um ihn in die E-Mail einzufügen und an die Leute zu versenden, die Sie zum Portal einladen möchten. Mit einem Link können Sie so viele Benutzer einladen, wie Sie möchten.

Wenn Sie möchten, dass die eingeladenen Personen, nur die ">Leseberechtigungen erhalten, aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen, bevor Sie den Link kopieren.

Nachdem diese Benutzer dem Link gefolgt sind und ihre E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen sowie das Kennwort angegeben haben, werden sie automatisch zum Portal hinzugefügt und mit Ihnen sofort zusammenarbeiten können.

Einstellungen der Adminnachrichten

Diese Sektion erlaubt Ihnen, das Kontaktformular auf der Loginseite anzuzeigen, damit die Portalbenutzer den Administrator direkt von der Loginseite kontaktieren können (wenn sie Probleme beim Einloggen ins Portal haben).

Um diese Option zu aktivieren, markieren Sie das entsprechende Feld und klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Sektion ermöglicht es Ihnen die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, die einen sicheren Zugriff aufs Portal gewährleistet. Der Benutzer kann auf die Portaldaten nach der Eingabe ihrer/seiner E-Mail-Adresse, des Kennwortes (oder per Konto im sozialen Netzwerk) und eines sechsstelligen Bestätigungscodes, der Sie via SMS erhalten, zugreifen. Die SMS-Nachrichten werden auf die primäre Mobiltelefonnummer, die bei der ersten Anmeldung am Portal per Zwei-Faktor-Authentifizierung angegeben wurde, gesendet und kann später auf der ">Profile-Seite geändert sein. Der Bestätigungscode kann erneut gesendet werden, klicken Sie dafür auf den Button Code erneut senden, aber nicht öfter als 5 mal pro 5 Minuten. Der gesendete Code ist 10 Minuten lang gültig.

Um diese Funktion zu aktivieren, aktivieren Sie das entsprechende Optionsfeld und klicken Sie auf den Button Speichern unten, damit die eingegebenen Parameter wirksam werden.

Die Anzahl der restlichen/bezahlten SMS ist in dieser Sektion auch angezeigt.

In dieser Sektion können Sie auch mehr SMS kaufen, dafür klicken Sie aufs Link SMS-Paket kaufen und wählen Sie das gewünschte Paket im geöffneten Fenster.

Standardstartseite

Diese Sektion erlaubt Ihnen, die Seite zu wählen, zu der Sie nach dem Einloggen ins Portal oder mit einem Klick aufs Online-Office-Logo, wenn Sie bereits eingeloggt sind, übergehen. Sie können eines der Portalmodule, die Feed-Seite wählen oder die Standardseite mit der Modulauswahl lassen.

Aktivieren Sie das entsprechende Feld und klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Die Sektion Module und Tools bietet Ihnen den Zugriff auf die Liste der Portalmodule und Tools sowie die Möglichkeit diese zu verwalten. Dafür:

• Lassen Sie die notwendigen Module und Tools aktiviert und deaktivieren Sie diese, die Sie nicht brauchen.

  Es ist auch möglich, die Tools für Ihr soziales Netzwerk im Modul Community zu verwalten, indem Sie die unerwünschten Tools deaktivieren.

• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Die deaktivierten Module und Tools werden für alle Portalbenutzer unsichtbar.

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Die Sektion Individuelle Einrichtung erlaubt es Ihnen Ihr Portal einzurichten. Sie können das Logo Ihres Unternehmens, den Namen und Text nutzen, damit das Portal Ihrem Brand entspricht.

" /> " />

Begrüßungseinstellungen

Diese Sektion erlaubt es Ihnen, den Standardtitel und das Logo zu ändern, die auf der Loginseite des Portals angezeigt werden. Dafür:

• Geben Sie den gewünschten Namen ins Feld Titel ein (z.B. den Namen Ihres Unternehmens, sein Motto usw.).
• Ersetzen Sie das Portallogo mithilfe des Links Logo ändern.

  Klicken Sie, um das Fenster von Windows Explorer zu öffnen, suchen Sie nach der notwendigen Bilddatei und klicken sie auf den Button Öffnen. Das Bild wird geladen und im Feld Logo angezeigt.

  Sie können ein Bild mit der Größe nicht mehr als 250x100 Pixel wählen, sonst wird seine Größe geändert. Die Dateigröße darf 1 MB nicht überschreiten.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Teamvorlage

Diese Sektion erlaubt Ihnen, die Organisation (oder Gruppe), ihre Mitglieder und Aktivitäten auf Ihrem Portal zu benennen. Dafür:

• Wählen Sie eine der verfügbaren Voreinstellungen im Listenmenü Vorlage.

ODER

• Wählen Sie die Option Einstellbar aus der Liste und geben Sie eigene Bezeichnungen in die Felder ein.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Farbdesigns

Diese Sektion erlaubt, Standardfarbpaletten Ihrer Portalschnittstelle zu ändern, so dass das Portal Ihrem Brand entspricht. Dafür:

1. Wechseln Sie zwischen die verfügten Farbdesigns zur Vorschau: Reinorange, Dunkelgrün, Dunkelblau, Intensiv rosa, Hellblau,
2. Wählen Sie ein, das Ihnen am besten passt,
3. Klicken Sie auf den Button "Speichern", um das gewählte Farbdesign anzuwenden.

Um zum Standardfarbdesign zurückzukehren, klicken Sie auf den Radiobutton Original und speichern Ihre Änderungen.

Die Sektion Datenbackup erlaubt Ihnen, eine Sicherungskopie von Ihren Portaldaten zu erstellen und es aus der Cloud auf Ihren likalen Server zu übertragen. Dafür:

1. Öffnen Sie die Seite Backup/Deaktivierung.
2. Übergehen Sie zur Sektion Datenbackup.
3. Klicken Sie auf den Button Backup erstellen.
4. Laden Sie das Backup auf Ihre lokale Festplatte mithilfe des Links, der unter dem Button erscheint, herunter, sobald der Vorgang zu Ende ist.
   Der Link ist 24 Stunden gültig.

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Eine .zip-Datei wird auf der Festplatte Ihres Rechners erstellt. Sie können diese für die Wiederherstellung der Daten auf Ihrem lokalen Server nutzen, wo eine Online-Office-Intranet-Version bereits installiert ist.

Weitere Informationen finden Sie in der Sektion ">Tipps und Tricks.

Wenn Sie aus irgendwelchem Grund das Portal vorläufig nicht nutzen möchten, deaktivieren Sie es. Dafür:

1. Öffnen Sie die Seite Backup/Deaktivierung.
2. Übergehen Sie zur Sektion Deaktivierung des Portals.
3. Klicken Sie auf den Button Deaktivieren.

Ein Link für die Bestätigung der Operation wird an die E-Mail-Adresse des Portalbesitzers versandt. Folgen Sie dem Link, um die Operation zu bestätigen.

Danach werden das Portal und alle dazugehörigen Informationen gesperrt, so dass niemand auf das Portal zugreifen kann.

Sie können Ihr Portal zu jeder Zeit wieder aktivieren. Um das Portal weiter zu nutzen, verwenden Sie den zweiten Link aus der E-Mail. Bitte bewahren Sie deswegen diese E-Mail an einem sicheren Ort auf.

Wenn Sie das Portal nicht mehr nutzen werden und es unwiderruflich löschen möchten, führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Seite Backup/Deaktivierung.
2. Übergehen Sie zur Sektion Löschen des Portals.
3. Klicken Sie auf den Button Löschen.

Ein Link für die Bestätigung der Operation wird an die E-Mail-Adresse des Portalbesitzers versandt. Folgen Sie dem Link, um die Operation zu bestätigen.

Alle Daten auf Ihrem Portal sowie die Registrierungsdaten werden gelöscht. Sie werden Ihr Portal nicht mehr wieder aktivieren oder die dazugehörigen Informationen wiederherstellen können.

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Die Sektion Portalstatistiken wird genutzt, um alle Portaldaten für die Analyse und Verwaltung zu sehen und darüber die Übersicht zu behalten. Hier gibt es die folgenden Informationen:

• das Erstellungsdatum Ihres Portals,
• die Gesamtanzahl der Benutzer, die auf dem Portal registriert sind,
• belegter Speicherplatz,

  Sie können auch den Speicherplatz sehen, der für den gewählten Zahlungsplan erlaubt ist, sowie den Speicherplatz, der im bestimmten Portalmodul bzw. Tool belegt ist.

• die Gesamtanzahl der Besucher pro Tag.

  Standardmäßig werden im Besucherdiagramm die Daten für die letzte Woche angezeigt. Sie können die Periode ändern, wenn Sie eine der folgenden Optionen wählen: letzter Monat, letzte 3 Monate oder in der Periode.

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Die Sektion Single Sign-on ermöglicht es Ihnen die Möglichkeit der Authentifizierung durch Drittanbieter mithilfe SAML/JWT aktivieren/deaktivieren, damit wird ein schneller, leichter und sicherer Zugriff aufs Portal bereitgestellt.

Die Technologie Single Sign-on erlaubt es den Benutzern nur einmal anzumelden und dann den Zugriff auf mehrere autorisierte Anwendungen/Services (d.h. mit dem Identitätsanbieter integrierte) zu erhalten, ohne die Anmeldeinformationen jedes Mal beim Zugriff auf verschiedene Anwendungen einzugeben.

In Online-Office können Sie SSO auf Basis von einem der folgenden Standards des Datenaustausches für die Authentifizierung/Autorisierung zwischen dem Identitätsanbieter und dem Dienstleister aktivieren:

• SAML (Security Assertion Markup Language) - ein XML-Standard, der es ermöglicht, die Authentifizierung-/Autorisierungsdaten zwischen dem Identitätsanbieter und dem Dienstleister durch Sicherheitstoken, die die Assertionen enthalten, zu übertragen.
• JWT (JSON Web Token) - ein Sicherheitstoken, das es ermöglicht, die Authentifizierung-/Autorisierungsdaten durch URL mithilfe des JSON-Formats und digitaler Signaturen zu übertragen.

Die erhöhte Sicherheit wird dadurch ermöglicht, dass Online-Office keine Benutzerpasswörter speichert, sondern nutzt die Ergebnisse der Authentifizierung auf der Seite des Identitätsanbieters. Alle erforderlichen Benutzerinformationen sind durch das Authentifizierungstoken übertragen. Bei der Änderung der Benutzerinformation auf der Seite des Identitätsanbieters wird sie automatisch auf dem Portal während der nächsten SSO-Authentifizierung aktualisiert (beachten Sie, dass die Daten nur in eine Richtung synchronisiert werden können: von dem Identitätsanbieter nach Online-Office).

Sobald der Identitätsanbieter und Online-Office für die SSO-Aktivierung gegenseitig konfiguriert sind, wird die SSO-Benutzerauthentifizierung auf der Seite des Identitätsanbieters durchgeführt. Online-Office wird ein Authentifizierungstoken (SAML oder JWT) vom Identitätsanbieter bekommen. Nach Validierung des Tokens (mithilfe der digitalen Signaturen und Token-Laufzeit) erlaubt Online-Office den Benutzern auf das Portal zuzugreifen.

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Die Sektion Anmeldehistorie wird genutzt, um die letzte Anmeldeaktivität des Benutzers zu überwachen, u.a. erfolgreiche Anmeldungen und fehlgeschlagene Versuche mit Angabe der Gründe.

Diese Seite zeigt nur die letzten 20 Aufzeichnungen. Jede Aufzeichnung zeigt, welche und von wem die Aktion durchgeführt wurde und wann diese Ereignis stattgefunden wurde.

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Die Sektion Audit-Trail ermöglicht es Ihnen die Liste der letzten Änderungen (Anlage, Änderung, Löschung usw.) der Portalelemente (Aufgaben, Verkaufschancen, Dateien usw.) anzusehen.

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