Как организовать массовую рассылку?
Введение
Хотите отправить информационное письмо всем контактам из клиентской базы или вам надо сообщить нескольким клиентам о предстоящем событии?
Теперь вы можете сделать это непосредственно из модуля CRM. Данное руководство объяснит вам, как это выполнить за несколько простых шагов.
Шаг 1. Войдите в CRM
Войдите на портал и нажмите на ссылку CRM.
Если вы уже на портале и работаете с ним какое-то время, то для получения доступа к модулю CRM с любой страницы портала откройте выпадающий список в левом верхнем углу страницы и выберите соответствующую опцию.
Шаг 2. Создайте список рассылки
Ваш список рассылки может содержать до 50 получателей. Чтобы создать его, просто отметьте в списке Контакты те контакты, которым вы хотите отправить сообщение. Чтобы облегчить поиск нужных контактов, воспользуйтесь ">фильтром, который расположен над списком.
Проверьте, у всех ли выбранных контактов указан адрес электронной почты. Если нет, то чтобы добавить адрес, нажмите кнопку Действия " /> справа, выберите из выпадающего списка опцию Добавить email и введите нужный адрес в поле, которое появится. Нажмите клавишу Enter для подтверждения.
Когда все контакты будут выбраны, нажмите кнопку Отправить письмо, расположенную над списком контактов, и выберите опцию Внутренний SMTP-сервер (максимум 50 получателей).
Шаг 3. Настройте SMTP-сервер
В онлайн-офисе вы можете отправлять сообщения, не открывая внешние почтовые клиенты; всё, что вам надо, - это задать параметры SMTP-сервера для сервиса электронной почты, который вы обычно используете. Вы сможете отправлять письма клиентам с вашего обычного адреса электронной почты через интерфейс онлайн-офиса.
Когда вы нажмете на кнопку Отправить письмо, появится окно Настройка SMTP.
Настройте доступные параметры:
- Адрес email отправителя
определяет адрес электронной почты отправителя (как только будет указан адрес электронной почты, вы можете получить стандартные настройки для этого сервиса электронной почты, нажав на ссылку Получить параметры по умолчанию); - Отображаемое имя отправителя
определяет имя отправителя, которое будет отображаться в поле От кого:; - Хост
определяет доменное имя SMTP-сервера, который вы используете; - Порт
определяет порт для отправки почты. Рекомендуется использовать порт 587 или 25. При включении SSL используется порт 465. - Аутентификация
отметьте эту опцию, если только авторизованные пользователи могут использовать сервер; - Логин и Пароль
укажите ваш логин и пароль для получения доступа к SMTP-серверу, если необходимо; - Включить SSL
отметьте эту опцию, чтобы включить шифрование при передаче данных между клиентом и сервером.
Чтобы настройки вступили в силу, нажмите кнопку Сохранить. Окно Настройка SMTP закроется.
Если вам надо внести какие-то изменения в настройки SMTP, это можно сделать на странице Общие настройки модуля CRM.
Шаг 4. Напишите письмо
Когда все параметры будут настроены, откроется страница Написать письмо.
В поле От кого: вы увидите имя и адрес электронной почты отправителя, указанные при настройке SMTP-сервера. Поле Кому: показывает количество выбранных контактов.
Все, что вам надо сделать, - это ввести Тему письма и написать сообщение. Панель форматирования позволяет отформатировать текст, меняя начертание, цвет шрифта, выравнивание, размер и т.д.
Если вам надо добавить в сообщение какие-то переменные, воспользуйтесь Персональными тегами.
Например, если вы хотите добавить в приветствие имя получателя, установите курсор мыши на то место, куда надо добавить переменную, затем выберите соответствующий тег из выпадающего списка и нажмите кнопку Добавить в текст письма. В нашем случае это будет: Имя и Фамилия, поскольку мы отправляем письмо Персонам. В результате вы увидите следующую строку: Здравствуйте, $(Person.First Name) $(Person.Last Name),
Необходимые данные будут автоматически взяты из вашей ">клиентской базы CRM.
Вы также можете прикрепить к сообщению определенный файл. Нажмите ссылку Показать панель для прикрепления файлов, расположенную под полем Текст письма, и, используя кнопку Прикрепить файл, выберите нужный файл на жестком диске.
Отметьте галочкой опцию Сохранить это письмо в истории, чтобы добавить соответствующее событие в историю взаимодействия с каждым контактом из списка рассылки.
Шаг 5. Просмотрите письмо и начните отправку
Чтобы предварительно просмотреть результат, нажмите кнопку Далее (просмотр) под полем Текст письма.
Если результат вас устраивает, нажмите кнопку Отправить, чтобы начать отправку.