Dokumente ist ein Modul zum Aufbewahren, Durchsehen, Bearbeiten und Freigeben der Dokumente, Bilder, Kalkulationstabellen, Präsentationen usw. Es besteht aus fünf Sektionen:

• " /> Meine Dokumente ist ein privater Speicher. Jedes Portalmitglied (außer den Gästen) hat diese Sektion, wohin es die Dateien hochladen, importieren oder Dokumente nur für den persönlichen Gebrauch erstellen kann;
• " /> Für mich freigegeben enthält Dokumente, die für das Portalmitglied von den anderen Mitgliedern freigegeben wurden;
• " /> Gemeinsame Dokumente ist eine Sektion, die Dateien und Ordner enthält, die für alle Portalmitglieder zugänglich sind;
• " /> Dokumente der Projekte enthält Ordner, die den vorhandenen Projekten entsprechen, und stellt einen Speicher für alle Dokumente aus dem Modul 'Projekte' dar;
• " /> Papierkorb ist eine Sektion, wo alle gelöschten Dateien aufbewahrt werden, die später wiederhergestellt oder entfernt werden können.

Um alle Ihre Dateien ins Modul 'Dokumente' zu übertragen, können Sie die vorhandenen Dokumente von der Festplatte Ihres Rechners hochladen, aus Ihrem Konto auf Google Drive oder Zoho, importieren oder Ihr Box-, Dropbox-, Google-, OneDrive-, SharePoint-Konto mit Online-Office integrieren.

Um eine Datei hochzuladen, führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion bzw. Ordner, wohin Sie Ihre Dateien hochladen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen auf dem linken Seitenbereich wählen.
2. Klicken Sie auf den Button " /> in der linken oberen Ecke im Modul 'Dokumente'.
3. Wählen Sie die Dateien, die Sie aufs Portal hochladen möchten, im Fenster von Windows Explorer und klicken Sie auf den Button Öffnen.

oder ziehen Sie einfach die Datei von Ihrem Computer auf den Arbeitsbereich, um sie auf Ihr Portal noch einfacher hochzuladen.

Der Hochladeprozess wird begonnen, die hochgeladenen Dateien werden ins Office Open XML-Format umgewandelt. Standardmäßig werden die beiden Dateien (Datei im Originalformat + Datei im Office Open XML-Format) im gewählten Ordner untergebracht. Wenn Sie die Dateien im Originalformat auf dem Portal nicht brauchen, können Sie das Feld Dokumente auch im Originalformat hochladen' deaktivieren. Diese Änderung wird bei der nächsten Hochladeoperation berücksichtigt.

" /> " />

Um die Dokumente aus Ihrem GoogleDrive- oder Zoho-Konto zu importieren, nutzen Sie den Button " /> in der linken oberen Ecke, nachdem Sie die Hinweise in der Sektion ">Tipps und Tricks gelesen haben.

Um Ihr Box-, Dropbox-, Google-, OneDrive-, SharePoint-Konto mit den Dokumenten zu integrieren, nutzen Sie denselben Button in der linken oberen Ecke, nachdem Sie die Anleitung in der Sektion ">Tipps und Tricks gelesen haben.

Sie können auch neue Dateien oder Ordner in den Dokumenten erstellen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion bzw. Ordner, wo Sie eine neue Datei erstellen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen auf dem linken Seitenbereich wählen.
2. Klicken Sie auf den Button Erstellen in der linken oberen Ecke und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Dokument, um ein neues Textdokument zu erstellen;
   • Tabelle, um eine neue Kalkulationstabelle zu erstellen;
   • Präsentation, um eine neue Präsentation zu erstellen;
   • Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen.
3. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei oder Ihren Ordner ins entsprechende Feld ein und klicken Sie auf das Symbol " />.

" /> " />

Sie können Ihre Dokumente, Tabellen, Präsentationen direkt auf Ihrem Portal mithilfe der multifunktionalen Office-Editoren bearbeiten und durchsehen. Dafür klicken Sie auf den Titel oder aufs Symbol " /> rechts vom Dateititel und die Datei wird in einer neuen Registerkarte im Webbrowser geöffnet. Wenn eine Datei von einem anderen Benutzer im Moment bearbeitet wird, werden Sie das Symbol eines farbigen Bleistifts sehen. Richten Sie den Mauszeiger auf dieses Symbol " />, um zu erfahren, wer die Datei momentan bearbeitet. Das Symbol " /> neben dem Titel des Dokuments bedeutet, dass Sie dieses Dokument gemeinsam mit den anderen Portalbenutzern bearbeiten können. Klicken Sie darauf, um dieses Dokument zu öffnen und es gleichzeitig mit den anderen Portalbenutzern zu bearbeiten.

Um eine Datei zu bearbeiten, können Sie auch aufs Symbol " /> daneben klicken und die Option Bearbeiten wählen.

" /> " />

Sobald Sie ein Dokument, eine Tabelle oder Präsentation bearbeitet haben und die Änderungen speichern, werden die beiden Revisionen Ihrer Datei verfügbar sein, so dass Sie eine der vorherigen Revisionen nach Bedarf wiederherstellen können. Die verfügbaren Revisionen können in Versionen gruppiert werden. Um mehr zu erfahren, lesen Sie die Sektion ">Tipps und Tricks.

Falls Sie keine Rechte auf die Bearbeitung des Dokuments haben, klicken Sie auf seinen Titel und es wird im entsprechenden Office-Viewer geöffnet. Die Bilddateien werden in demselben Fenster dargestellt, die Textdateien werden in einer neuen Registerkarte Ihres Webbrowsers angezeigt. Die Office-Viewer bieten die Standardtools zum Vergrößern/Verkleinern Ihrer Dateien, Einstellen ihrer Größe, Navigieren zwischen den Seiten, Herunterladen und Drucken.

Um eine Datei durchzusehen, können Sie auch aufs Symbol " /> daneben klicken und die Option Vorschau wählen.

" /> " />

Sie können die folgenden Operationen mit Ihren Dokumenten durchführen:

• Herunterladen, um eine Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Rechners herunterzuladen;
• Herunterladen als, um eine Datei im gewählten Format auf die Festplatte Ihres Rechners herunterzuladen;
  Wenn mehrere Dateien zum Herunterladen ausgewählt werden, werden sie in ein .tar.gz-Archiv gepackt und auf Ihrer Festplatte gespeichert.
• Verschieben, um eine Datei in eine andere Sektion oder Ordner im Modul 'Dokumente' zu verlegen;
• Kopieren, um eine Datei zu kopieren und die erstellte Kopie in die gewählte Sektion im Modul 'Dokumente' zu verschieben;
• Löschen, um eine Datei zu entfernen, indem sie in die Sektion 'Papierkorb' im Modul 'Dokumente' verschoben wird;
• Umbenennen, um einen anderen Namen einer Datei zu geben;
• Sperren eine Datei für die weitere Bearbeitung von anderen Benutzern mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten;
• Abschließen die aktuelle Version der Datei und eine Revision für die neue erstellen;
• Versionshistorie anzeigen und eine davon wiederherzustellen;
• Link zu einem Dokument in die Zwischenablage für Portalbenutzer kopieren.

Um eine Datei herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion im Modul 'Dokumente' mit einem Klick auf die entsprechende Option im linken Seitenbereich.
2. Aktivieren Sie die Felder neben den Dateien, die Sie verwalten möchten.
3. Klicken Sie auf den gewünschten Button oben abhängig von der Operation, die Sie durchführen möchten.

" /> " />

Um alle Versionen einer Datei zu sehen, sie umzubenennen, zu sperren, abzuschließen, Versionshistorie anzuzeigen oder den Link dazu zu kopieren (oder eine der oben erwähnten Operationen durchzuführen), führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion im Modul 'Dokumente' mit einem Klick auf die entsprechende Option im linken Seitenbereich.
2. Finden Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie aufs Symbol " /> daneben.
3. Wählen Sie die entsprechende Option abhängig von der Operation, die Sie durchführen möchten.

" /> " />

Hinzufügen von Dokumenten zu Favoriten

Der Abschnitt Favoriten enthält alle Dateien, die als Favoriten aus allen Abschnitten und Ordnern des Moduls Dokumente markiert sind. So fügen Sie Favoriten ein Dokument hinzu:

1. Öffnen Sie den gewünschten Abschnitt des Moduls Dokumente und klicken Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich
2. Suchen Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie auf das Symbol " /> daneben
3. Wählen Sie die Option Als Favorit kennzeichnen.

OR

1. Open the needed document from the Documents module.
2. Click the " /> Mark as Favorite button.

Die Datei ist im Abschnitt Favoriten verfügbar und mit dem Symbol " /> in der Dateiliste gekennzeichnet.

" /> " />

Im Abschnitt Favoriten können Sie mit der Option Offene Position im Kontextmenü zu dem Ordner wechseln, der diese Datei enthält.

Um eine hinzugefügte Datei aus Favoriten zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol " /> neben dem Dateinamen.

Um mehrere Dateien gleichzeitig aus Favoriten zu entfernen, überprüfen Sie sie in der Dateiliste im Abschnitt Favoriten und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Entfernen.

Sie können den Abschnitt Favoriten in den allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ausblenden oder erneut anzeigen.

Sie können die Berechtigungen für die Dateien in der Sektion Meine Dokumente oder Dokumente der Projekte festlegen, so dass ein bestimmtes Portalmitglied oder eine Gruppe von ihnen Ihre Dateien lesen oder bearbeiten könnte.

Finden Sie eine Datei (oder einen Ordner), die Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf den Button Freigeben rechts von ihrem Titel. Im geöffneten Fenster 'Freigabeeinstellungen' wählen Sie zwischen drei Zugriffstypen auf der linken Seite: Portalbenutzer, Personen außerhalb des Portals und Einbetten des Dokuments.

Der Zugriffstyp Portalbenutzer ermöglicht es Ihnen, Zugriff nur den Personen zu erteilen, die sich ins Portal einloggen können. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen.
2. Wählen Sie eine Person (Gruppe) aus der Liste, für die Sie das Dokument freigeben möchten.
3. Bestimmen Sie die Berechtigungen durch die Auswahl einer der verfügbaren Optionen im Listenmenü neben dem Namen der Person/Gruppe:
   • Schreibgeschützt - ein Benutzer oder eine Gruppe wird das Dokument nur durchsehen können;
     Die Gäste haben nur den Zugriffstyp Schreibgeschützt.
   • Vollzugriff - ein Benutzer oder eine Gruppe wird das Dokument durchsehen und bearbeiten können;
   • Zugriff verweigern - diese Option wird genutzt, um den vorher gewährten Zugriff für einen Benutzer oder eine Gruppe zu sperren.
   Sie können den Zugriff für alle Portalmitglieder außer einigen von Ihnen oder einer Gruppe erteilen, statt jedes Mitglied separat hinzuzufügen. Dafür klicken Sie auf den Link 'Gruppen hinzufügen', wählen Sie die Option 'Jeder' und legen Sie die Zugriffsebene 'Schreibgeschützt' oder 'Vollzugriff' fest. Dann fügen Sie eine bestimmte Gruppe oder einen Benutzer mit einem Klick auf den entsprechenden Link hinzu und wählen Sie die Option 'Zugriff verweigern'.
4. Lassen Sie das Feld Benachrichtigung senden aktiviert, wenn Sie möchten, damit eine Standard-E-Mail-Nachricht an die Personen geschickt wird, für die Sie das Dokument freigegeben haben.
5. Klicken Sie auf den Link Nachricht hinzufügen, um Ihren eigenen Text zur Standardbenachrichtigung hinzuzufügen.
6. Klicken sie auf den Button Speichern im unteren Bereich des Fensters.

" /> " />

Der Zugriffstyp Personen außerhalb des Portals ermöglicht es Ihnen, den Link zum Dokument zu kopieren und den Zugriff darauf jedem mit dem Link zu erlauben. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf den Button Zugriff öffnen.
2. Wählen Sie eine Zugriffsebene: Schreibgeschützt oder Vollzugriff.
3. Klicken Sie auf die Option Link verkürzen nach Bedarf und kopieren Sie den Link.
4. Wählen Sie die Art, wie Sie das Dokument freigeben möchten: per E-Mail oder über eines Ihrer Konten in sozialen Netzwerken.
5. Schließen Sie das Fenster, klichen Sie dafür auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Fensters.

" /> " />

Der Zugriffstyp Einbetten des Dokuments ermöglicht es Ihnen, den erstellten Code in eine Webseite einzubetten, damit jeder Besucher dieser Seite das Dokument durchsehen könnte. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf den Button Zugriff öffnen.
2. Wählen Sie die Größe des Vorschaufensters für das Dokument aus den verfügbaren Werten oder bestimmen Sie eine benutzerdefinierte Breite und Höhe.
3. Kopieren Sie den Code zum Einbetten und fügen Sie ihn in Ihre Webseite ein.
4. Schließen Sie das Fenster, klichen Sie dafür auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Fensters.

Für weitere Informationen lesen Sie diese ">Benutzeranleitung.

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