- Tout
- Aperçu
- Modification du profil
- Ajout de nouveaux membres du portail
- Gestion des droits d'accès
- Modification des paramètres du module Personnes
Aperçu
Personnes c'est un module où tous les membres du portail et les groupes auxquels ils appartiennent sont affichés.
Il existe deux types de membres de votre portail :
- Utilisateurs - sont des membres du portail qui participent à la vie du portail et créent leur propre contenu.
- Invités - sont les utilisateurs externes ayant un accès en lecture seule.
Chaque membre dispose d'un des statuts suivants :
- Actif - les membres sont visibles dans la liste principale, ils ont déjà confirmé leur adresse émail utilisée lors de l'enregistrement, ils reçoivent des notifications par émail et peuvent collaborer avec d'autres membres du portail.
Parmi les membres du portail actifs un groupe des utilisateurs avec un statut en attente peut exister. Ces utilisateurs ont été ajoutés au portail ou ont changé leur adresse émail d'enregistrement sur leur page de profil, mais ils ne l'ont pas encore confirmée ; ils peuvent se connecter au portail et collaborer avec d'autres utilisateurs, mais ne recevront pas de notifications par émail.
- Desactivé - les membres du portail qui ont été transférés à la liste des utilisateurs desactivés (cette liste peut être affichée en sélectionnant l'option de filtre appropriée) ; ils ne peuvent plus se connecter au portail.
Modification du profil
Chaque membre actif du portail peut modifier son propre profil. Pour le faire,
- cliquez sur le lien avec votre nom dans le coin supérieur droit du portail
- sélectionnez l'option Profil
- cliquez sur le bouton Modifier image situé en bas de la photo de profil actuelle pour sélectionner une autre photo qui sera utilisée comme avatar
- cliquez sur l'icône
" /> au-dessus de votre photo et, selon vos objectifs, sélectionnez une des options :
- Modifier - pour modifier les informations personnelles affichées sur votre page de profil : nom ou prénom, date d'enregistrement, titre, lieu, sexe, date de naissance, détails de contact, photo d'avatar
- Modifier le mot de passe - pour changer votre mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au portail (vous pouvez aussi le faire en cliquant sur l'
- Modifier l'émail - pour changer l'émail d'iscription (vous pouvez le faire aussi en cliquant sur l'icône
- Modifier avatars - pour sélectionner la zone de l'image qui sera affichée en tant que votre photo d'avatar
- Supprimer mon profil - pour recevoir des instructions par émail concernant la suppresion du profil
Au cas où l'">authentification à deux facteurs est activée, vous pouvez changer votre Téléphone portable primaire. Cliquez sur l'icône " /> pour ouvrir la fenêtre d'information. Cliquez sur OK. Vous serez redirigé vers une autre page où vous aurez la possibilité de spécifier un numéro de téléphone différent et de l'enregistrer en cliquant sur le bouton Entrer le numéro. Le code de vérification sera envoyé par SMS à votre nouveau numéro de téléphone.
- trouvez la personne nécessaire dans la liste des membres du portail et ouvrez la page de profil de cette personne
- cliquez sur l'icône
En tant que membre du portail, vous pouvez également changer la langue du portail de votre compte. Pour le faire, ouvrez la page de votre profil et sélectionnez une des options disponibles dans la liste déroulante Langue. Par défaut, le portail est affiché dans la langue choisie dans les paramètres communs du portail par un administrateur doté de droits d'accès complet.
Pour faciliter votre connexion au portail, vous pouvez utiliser un de vos comptes des réseaux sociaux Google, Facebook, Twitter ou LinkedIn. Pour la connexion
- ouvrez la page de votre profil en cliquant sur le lien avec votre nom dans le coin supérieur droit du portail et sélectionnez l'option Profil
- cliquez sur le lien Connexion sous l'icône du réseau social nécessaire
- entrez votre adresse émail et mot de passe dans les champs correspondants dans la fenêtre ouverte
- permettez au bureau en ligne d'accéder à vos données de compte en cliquant sur le bouton approprié
Il est également possible de gérer vos abonnements à l'intérieur des modules du bureau en ligne sur la page de votre profil. Pour afficher la liste complète du contenu du portail auquel vous êtes abonné, cliquez sur le lien Afficher à côté de la légende Abonnements. Ici vous pouvez vous désabonner du contenu qui ne vous intéresse plus et changer la façon dont vous souhaitez d'être informé en sélectionnant un des type des notifications disponibles : via le Chat du bureau en ligne, émail ou tous les deux. Pour plus d'information, consultez la section ">Conseils et Astuces.
Ajout de nouveaux membres du portail
En tant qu'administrateur doté de droits d'accès complet, vous pouvez ajouter de nouveaux membres au portail. Pour le faire,
- cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche du module Personnes
- sélectionnez l'option Utilisateur ou Invité de la liste déroulante
- remplissez les champs marqués d'un astérisque - le nom et le prénom ainsi que l'adresse émail
Vous pouvez également sélectionner un groupe (ou même plusieurs groupes) auquel l'utilisateur / le membre va appartenir, entrez son titre et son emplacement, chargez une photo d'avatar, etc.. La date d'enregistrement correspond à la date actuelle, mais vous pouvez la modifier en cliquant à l'intérieur du champ.
- cliquez sur le bouton Enregistrer
Tout de suite après cela, la page du profil du membre nouvellement ajouté s'ouvre et une notification par émail avec un lien pour accéder au portail lui est envoyée. Le nouveau membre du portail obtient le statut en attente jusqu'à ce qu'il / elle confirme son adresse émail d'enregistrement. Dans la liste des membres du portail il / elle sera marqué(e) par l'icône " /> sur sa photo d'avatar. Après la confirmation par émail l'invité obtient l'icône
" /> sur sa photo d'avatar et les administrateurs - l'icône
" />. Le propriétaire du portail est marqué de
" />.
Le lien envoyé n'est valable que pendant 7 jours. Si l'utilisateur n'arrive pas à compléter l'enregistrement en suivant le lien à temps, vous pouvez renvoyer cette notification en cliquant sur le lien Envoyer l'invitation encore une fois sur la page de son profil. S'il y a plusieurs utilisateurs qui ont dépassé le délai donné pour la confirmation d'émail, cliquez sur le bouton " /> dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Renvoyer l'invitation ou sélectionnez les membres nécessaires dans la liste et cliquez sur le bouton Envoyer un lien d'activation encore une fois situé en haut.
Pour gagner du temps, vous pouvez également ajouter des utilisateurs tous à la fois à partir de :
- votre compte Yahoo ou Google - pour plus d'information, consultez la section ">Guides d'utilisateur
- votre carnet d'adresse du client de messagerie - pour en savoir plus, consultez la section ">Guides d'utilisateur
- un fichier CSV - pour des instructions plus détaillées, lisez la section ">Guides d'utilisateur
Si vous êtes pressé par le temps, vous pouvez envoyer un lien d'invitation aux personnes que vous souhaitez inviter à votre portail afin qu'ils puissent le rejoindre. Pour le faire,
- cliquez sur le bouton
- sélectionnez l'option Lien d'invitation
- cochez la case Ajouter utilisateurs en tant qu'invités pour inviter des personnes qui auront un accès en lecture seule sur le portail (si vous voulez que ces personnes puissent créer le contenu du portail, laissez cette case décochée)
- copiez le lien et collez-le dans votre message d'invitation
Lors de l'ajout des membres, vous pouvez avoir besoin de créer de nouveaux groupes. Pour le faire,
- cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche dans le module Personnes
- sélectionnez l'option Groupe dans la liste déroulante
- saisissez le Titre du groupe dans le champ marqué d'un astérisque
- assignez le Chef en cliquant sur le lien Choisir l'utilisateur et en sélectionnant un des utilisateurs / invités ou en créant un nouveau profil
- ajoutez les Membres en cliquant sur le lien Ajouter membres et en sélectionnant des utilisateurs / invités ou en créant de nouveaux profils l'un après l'autre
- cliquez sur le bouton Enregistrer
Gestion des droits d'accès
Il existe trois niveaux d'accès au sein du portail : Invité avec un accès en lecture seule, utilisateur avec les privilèges de base et administrateur avec des privilèges avancés.
Parmi les administrateurs on distingue :
- administrateur du module gérant un ou plusieurs modules
- administrateur doté de droits d'accès complet gérant tous les modules du portail
- propriétaire du portail ayant le contrôle sur tout le portail
Actuellement, le propriétaire du portail est la personne qui a créé le portail. S'il veut nommer un autre membre du portail à ce poste, il doit :
- passer aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page
- développez la section Securité sur le panneau latéral gauche et sélectionnez la sous-section Droits d'accès
- sélectionner une personne dans la liste déroulante située sous la photo du propriétaire du portail
- cliquer sur le bouton Changer le propriétaire du portail
- vérifier la boîte aux lettres et suivre le lien de confirmation envoyé dans le message
Le propriétaire du portail a les mêmes autorisations que les administrateurs dotés de droits d'accès complet et peut effectuer les opérations suivantes :
| administrateur doté de droits d'accès complet | propriétaire du portail |
|---|---|
|
ajouter des membres du portail modifier les profils des membres nommer des administrateurs des modules modifier les paramètres du portail généraux et personnalisables (voir ">Configuration du portail) afficher les statistiques de portail (voir ">Configuration du portail) |
+ changer le propriétaire du portail sauvegarder les données de portail (voir ">Conseils et Astuces) désactiver / supprimer le portail (voir ">Configuration du portail) changer la région du serveur (voir ">Configuration du portail) |
Après qu'un membre du portail est ajouté au portail, il obtient les droits d'accès d'utilisateur ou d'invité. Les administrateurs dotés de droits d'accès complet peuvent accorder des privilèges d'administrateur seulement aux utilisateurs. Pour le faire, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :
- passer aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page
- sélectionner l'option Droits d'accès du menu de gauche
- cliquer sur le lien Afficher à côté de la légende Administrateurs
- cliquer sur le lien Choisir l'utilisateur au-dessous de la liste des administrateurs
- sélectionner une personne ou plusieurs personnes à la fois parmi les utilisateurs / invités existants ou créer un nouvel administrateur en cliquant sur le lien Créer un nouveau profil
- cliquer sur le bouton Enregistrer
- les personnes sélectionnées obtiennent un accès maximum à tous les modules par défaut; per le limiter, avant tout décocher la case Accès complet, ensuite les cases correspondantes aux modules auxquels vous ne voulez pas donner les droits d'accès d'administrateur
Cette structure des droits d'accès - invité / utilisateur / administrateur - est valable pour les modules du portail suivants :
- Documents
- CRM
- Communauté
- Personnes
Les autorisations principales sont énumérées dans le tableau ci-dessous.
| Documents | CRM | Communauté | Personnes | |
|---|---|---|---|---|
| Invités | voir les fichiers disponibles pour tous les membres du portail, télécharger les fichiers depuis le dossier 'Documents communs' et les documents partagés, charger les fichiers aux dossiers partagés | ajouter des commentaires aux messages de blog, joindre des fichiers aux commentaires | modifier son propre profil | |
| Utilisateur | créer/modifier/gérer/partager les fichiers et les dossiers dans la section 'Mes Documents', visualiser les fichiers dans 'Documents communs' | ajouter du nouveau contenu et modifier le contenu créé | créer du nouveau contenu du module modifier le contenu créé | modifier son profil, voir les profils des autres membres (voir NB) |
| Administrateur du module | + créer/modifier/gérer/partager les fichiers et les dossiers dans la section 'Documents communs' |
+ configurer les paramètres du module, importer / exporter des données, envoyer des messages électroniques aux contacts CRM, voir / modifier le contenu du module entier |
+ modérer le contenu du module entier |
La structure des droits d'accès dans le module Projets est plus complexe et comprend cinq niveaux :
- invité - un utilisateur externe avec un accès en lecture seule
- utilisateur - un membre de portail qui ne participe pas à aucun projet (ou projet particulier)
- membre de l'équipe de projet
- chef de projet
- administrateur du module
Les autorisations principales sont énumérées dans le tableau ci-dessous.
| Invité / Utilisateur | Chef d'équipe | Chef de projet | Administrateur du module |
|---|---|---|---|
| afficher les projets disponibles à tous les membres du portail ou les projets privés (où il est un membre de l'équipe de projet), laisser des commentaires et s'abonner aux tâches et aux discussions qui appartiennent aux projets auxquels il peut accéder | + créer / assigner / gérer ses propres tâches, créer des discussions, ajouter / supprimer ses propres fichiers |
+ gérer une équipe de projet, créer / modifier le contenu du projet entier, changer le statut du projet, définir des droits d'accès pour les membres de l'équipe (pour les projets privés uniquement) |
+ créer /modifier / supprimer n'importe quel projet, nommer les chefs de projet, créer / modifier des modèles de projet |
Les outils du portail - Mail, Chat, Calendrier, Flux - sont disponibles pour tous les membres du portail. Les invités peuvent utiliser tous les outils à l'exception de Mail
Modification des paramètres du module Personnes
En tant que propriétaire du portail / administrateur doté de droits d'accès complet vous pouvez limiter l'accès au module Personnes pour certains utilisateurs ou même désactiver ce module, si vous n'en avez absolument pas besoin. Pour le faire,
- cliquez sur le lien Droits d'accès sur le portail sur le panneau latéral gauche,
- sélectionnez la sous-section Droits d'accès,
- passez à la section Personnes,
- sélectionnez le bouton d'option Utilisateurs de la liste,
- sélectionnez les utilisatuers auxquels vous voulez donner l'accès,
Pour le faire, utilisez une des options disponibles ;
- utilisez le lien Ajouter utilisateur si vous voulez donner l'accès à un ou plusieurs utilisateurs ;
- utilisez le lien Ajouter groupe si vous voulez donner l'accès à tous les utilisateurs du portail, ou à un ou plusieurs groupes.
Pour désactiver le module Personnes passez à la section Modules et outils en sélectionnant l'option correspondante du panneau latéral gauche, décochez la case du module Projets et cliquez sur le bouton Enregistrer.