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Ein Projekt ist eine Gruppenaktivität mit einem Anfang und Ende, die für ein bestimmtes Ziel erstellt wird. Gewöhnlich durchläuft ein Projekt die folgenden fünf Hauptstufen:
Bestimmung der Ziele des Projekts.
Aufstellung eines Plans für die Ausführung des Projekts: Erstellung der Meilensteine, eines Projektteams, der Aufgaben.
Durchführung der Arbeit nach dem aufgestellten Plan.
Verfolgung und Analyse der durchgeführen Arbeit, um potentielle Probleme zu erschließen und notwendige Korrekturen einzutragen.
Annahme des Ergebnisses und Beendung des Projekts.
Das Modul Projekte ist ein Projektverwaltungstool zum erfolgreichen Führen des Projekts durch diese fünf Stufen: Arbeitsablauf planen, Projektteam verwalten und Aufgaben unter den Mitgliedern verteilen, den Fortschritt des Projekts verfolgen und Berichte erstellen.
Um aufs Modul Projekte von jeder Portalseite zuzugreifen, nutzen Sie das Listenmenü in der oberen linken Ecke der Seite und wählen Sie die entsprechende Option.
Das Erste, was man macht, um den Arbeitsablauf zu koordinieren, ist ein Projekt zu erstellen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:
Dafür öffnen Sie das entsprechende Listenmenü und wählen Sie eine gewünschte Person. Sortieren Sie alle Benutzer nach Gruppen oder nutzen Sie den Filter, um die Suche zu erleichtern. Aktivieren Sie das Feld neben diesem Feld, wenn Sie den Projektleiter per E-Mail benachrichtigen möchten.
Um mit dem Hinzufügen der Mitglieder zum Projektteam zu beginnen, klicken Sie auf den Link Team verwalten. Im linken Bereich des Formulars markieren Sie die Benutzer, die Sie zum Team hinzufügen möchten, und klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil. Um einen Benutzer zu entfernen, den Sie aus Versehen hinzugefügt haben, wählen Sie ihn und klicken Sie auf den nach links gerichteten Pfeil.
Sobald alle Benutzer hinzugefügt sind, klicken Sie auf den Button Speichern. Sie werden per E-Mail benachrichtigt.
Dadurch wird Ihr Projekt kategorisiert und die Suche danach wird für die anderen Benutzer erleichtert.
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den Zugriff auf das gerade erstellte Projekt beschränken möchten. In diesem Fall wird das Projekt nur für den Projektadministrator, Projektleiter und seine Teilnehmer mit den entsprechenden Rechten verfügbar.
Die Änderungen im Projekt sind unausweichlich, besonders wenn man die Arbeit daran bereits begonnen haben.
Um die Projekteinstellungen zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Einer der Faktoren des Projekterfolgs ist das Team. Während der Arbeit an einem Projekt braucht man weitere Teammitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:
Dafür markieren Sie die Benutzer, die Sie zum Team hinzufügen möchten, in der Liste und klicken Sie auf den Button Speichern. Nutzen Sie den Filter oben, um die Suche zu erleichtern. Markieren Sie die gewünschte Gruppe oder die Option Alle wählen, um die Benutzer aus der gewählten Gruppe bzw. alle Benutzer zu wählen.
Dafür markieren Sie die Benutzer, die Sie aus der Liste Team entfernen möchten, und klicken Sie aufs Symbol " /> rechts vom gewünschten Benutzer und wählen Sie die Option Benutzer aus dem Team entfernen.
Standardmäßig kann jedes Projektmitglied den ganzen Inhalt im gewählten Projekt durchsehen: Meilensteine, Aufgaben, Diskussionen, Dokumente und Kontakte.
Um den Zugriff darauf zu beschränken, wählen Sie ein Projektteammitglied, für das Sie die Zugriffsrechte ändern möchten, und klicken Sie auf einen der Links rechts:
Diskussionen - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die projektbezogenen Diskussionen zu beschränken. Wenn diese Option aktiviert ist, kann das Projektmitglied die Diskussionen durchsehen und kommentieren sowie eine neue Diskussion eröffnen.
Dokumente - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die projektbezogenen Dokumente und Dateien zu beschränken. Wenn diese Option aktiviert ist, kann das Projektmitglied die Dokumente durchsehen, laden und erstellen.
Alle Aufgaben - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf alle Aufgaben des Projekts zu beschränken. In diesem Fall wird das Projektmitglied nur auf die Aufgaben zugreifen können, die ihm zugewiesen sind. Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Projektmitglied auf alle Aufgaben zugreifen und Aufgaben den anderen Projektmitgliedern zuweisen können.
Meilensteine - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die Meilensteine des Projekts zu beschränken. In diesem Fall wird das Projektmitglied nur auf die Meilensteine zugreifen können, die ihm zugewiesene Aufgaben enthalten.
Kontakte - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die CRM-Kontakte, ">die mit diesem Projekt verknüpft sind, zu beschränken. Wenn diese Option aktiviert ist, kann das Projektmitglied die verknüpften Kontakte und die verfügbaren Kontaktdaten sehen.
Genauso können Sie die Zugriffsrechte für jedes Projektteammitglied bestimmen, wenn es keine Administratorprivilegien in diesem Modul hat.
Sobald ein Projekt erstellt ist, können Sie den Arbeitsablauf mithilfe der Meilensteine planen. Ein Meilenstein ist ein Hauptpunkt im Fortschritt eines Projekts.
Um einen neuen Meilenstein zu planen, führen Sie diese Schritte aus:
Das Fälligkeitsdatum eines Meilensteins ist das Datum, bis zu dem alle hinzugefügten Aufgaben erfüllt werden müssen.
Um ein Fälligkeitsdatum festzulegen, nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen: Woche, Monat, Zwei Monate, oder wählen Sie es im Kalender, oder geben Sie es manuell im folgenden Format ein: dd/mm/yyyy.
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den Meilenstein für wichtig im Vergleich zu den anderen halten. Alle Schlüsselmeilensteine werden mit einem roten Schlüsselsymbol neben ihrem Titel markiert.
Der erstellte Meilenstein wird in die Liste mit den Meilensteinen eingetragen. Genauso können Sie auch weitere Meilensteine zum Projekt hinzufügen.
Sobald alle Aufgaben erfüllt sind, können Sie den Meilenstein abschließen, indem Sie seinen Status von Offen auf Abgeschlossen in der Liste mit den Meilensteinen ändern. Dafür klicken Sie auf den Pfeil " /> links vom Titel des Meilensteins und wählen Sie den gewünschten Status in der Liste.
Wenn Sie einen Meilenstein auf einen späteren Zeitpunkt verschieben möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um einen Meilenstein zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.
Sobald das Projekt erstellt ist und der Meilenstein hinzugefügt ist, ist noch ein Schritt geblieben - die Verteilung der Aufgaben unter den Projektteammitgliedern.
Um eine Aufgabe hinzuzufügen, führen Sie diese Schritte aus:
Nutzen Sie die Option keine, wenn Sie diese Aufgabe keinem Meilenstein zuweisen möchten.
Sie können für die Aufgabe mehrere zuständige Personen wählen nach Bedarf. Um eine Person zu entfernen, die aus Versehen hinzugefügt wurde, richten Sie den Mauszeiger auf ihren Namen und klicken Sie aufs Symbol " />, das links erscheint. Alle zuständigen Personen werden über eine neue Aufgabe per E-Mail benachrichtigt.
Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen: Heute, 3 Tage, Woche, oder wählen Sie es im Kalender oder geben Sie es manuell im folgenden Format ein: dd/mm/yyyy.
Das Symbol " /> wird neben dem Titel der Aufgabe in der Liste mit den Aufgaben hinzugefügt.
Die erstellte Aufgabe wird zur Liste mit den Aufgaben hinzugefügt. Genauso können Sie auch weitere Aufgaben zum Projekt hinzufügen.
Wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten möchten, führen Sie diese Schritte aus:
Sobald die Aufgabe erfüllt ist, schließen Sie diese direkt in der Liste mit den Aufgaben durch die Änderung ihres Status von Offen auf Abgeschlossen ab. Dafür klicken Sie auf den Pfeil " /> links vom Titel der Aufagbe und wählen Sie den gewünschten Status in der Liste.
Um eine Aufgabe zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.
Manchmal braucht man einige Schritte auszuführen oder die Aufgabe in Teile zu gliedern und sie unter mehreren Personen zu verteilen, um die Aufgabe zu erfüllen. Die Erstellung der Teilaufgaben wird Ihnen beim Verwalten Ihrer Aufgabenliste helfen.
Um eine Teilaufgabe zu erstellen, führen Sie diese Schritte aus:
Um die gewünschte Aufgabe zu finden, nutzen Sie unseren Filter über der Liste. Klicken Sie auf den Plus-Button und wählen Sie eine der Optionen:
Nutzen Sie die Liste ZUSTÄNDIG, um Ihnen, einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe zugewiesene Aufagben oder die Aufgaben ohne zuständige Person zu sehen;
Nutzen Sie die Liste ERSTELLER, um die Aufgaben, die Sie oder bestimmter Benutzer erstellen, anzuzeigen;
Nutzen Sie die Liste PROJEKT, um die Aufgaben in Ihren Projekten oder in den Projekten, an denen Sie nicht teilnehmen, oder mit einem bestimmten Schlagwort zu sehen;
Nutzen Sie die Liste MEILENSTEIN, um die Aufgaben zu sehen, die einem bestimmten Meilenstein zugewiesen sind.
Nutzen Sie die Liste STATUS, um die Aufgaben, an denen man momentan arbeitet (offen) oder die Sie bereits erfüllt haben (abgeschlossen) zu sehen;
Nutzen Sie die Liste FÄLLIGKEITSDATUM, um die Aufgaben mit einem bestimmten Fälligkeitsdatum zu sehen;
Sie können auch den Titel der Aufgabe komplett oder teilweise eingeben und auf die Eingabetaste drücken, um sie zu finden.
Die erstellte Teilaufgabe wird hinzugefügt und unter der gewählten Aufgabe angezeigt. Das Fälligkeitsdatum der Teilaufgabe wird mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe zusammenfallen, zu der die Teilaufgabe hinzugefügt ist, und kann NICHT geändert werden.
Wenn Sie eine Teilaufgabe bearbeiten möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sobald die Teilaufgabe erfüllt ist, schließen Sie diese durch die Aktivierung des Feldes links von ihrem Titel ab.
Um eine Teilaufgabe zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.
Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm für die Darstellung des Projektplans und Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den Aufgaben.
Der einfachste Weg, das Gantt-Diagramm zu öffnen, ist auf den Link Gantt-Diagramm auf dem linken Seitenbereich zu klicken.
Oder gehen Sie auf eine der folgenden Weisen vor:
Um ein gewünschtes Projekt zu finden, verwenden Sie den Filter über der Liste mit einem Klick auf den Button Filter hinzufügen und durch die Auswahl einer der Optionen:
nutzen Sie die Liste TEAMMITGLIED, um die Projekte anzusehen, an denen Sie oder ein bestimmter Benutzer teilnehmen;
nutzen Sie die Liste STATUS, um die Projekte anzusehen, an denen Sie gerade arbeiten (aktiv), die Arbeit an denen Sie angehalten haben (angehalten) oder die Sie bereits beendet haben (abgeschlossen);
nutzen Sie die Liste PROJEKTLEITER, um die Projekte anzusehen, die von Ihnen oder einem bestimmten Benutzer geleitet werden;
nutzen Sie die Liste SONSTIGES, um die Projekte anzusehen, an denen Sie nicht teilnehmen, aber verfolgen (verfolgt), oder die Projekte mit einem bestimmten Schlagwort.
Sie können auch den Titel des gewünschten Projekts vollständig oder teilweise ins Feld eingeben und die Eingabetaste drücken, um die Suche zu erleichtern.
Oder können Sie
Das Gantt-Diagramm wird geöffnet:
Hier können Sie:
Weitere Informationen finden Sie in der Sektion ">Benutzeranleitungen.
Während der Arbeit am Projekt können unterschiedliche Probleme oder Fragen entstehen. Um eine richtige Lösung zu finden, besprechen Sie das Problem mit Ihrem Projektteam.
Um eine projektbezogene Diskussion zu eröffnen, führen Sie diese Schritte aus:
Dafür wählen Sie einen Abschnitt, den Sie ausblenden möchten, und klicken Sie auf den Button Text Cut. Der gewählte Abschnitt wird markiert. In diesem Fall wird nur ein kleiner Teil des Beitrags (der nicht gewählt ist) in der Liste mit den Diskussionen und auf der Feed-Seite zu sehen sein.
Alle Teilnehmer des Projektes werden zur Diskussion automatisch eingeladen und nach dem Textfeld der Diskussion aufgeführt. Wenn Sie einige von Ihnen entfernen oder die Personen, die am Projekt nicht teilnehmen, einladen möchten, klicken Sie auf den Link Angemeldete Benutzer verwalten. Das Fenster Angemeldete Benutzer wird geöffnet.
Sobald alle Benutzer hinzugefügt sind, klicken Sie auf den Button Speichern. Die eingeladenen Benutzer werden in die Teilnehmerliste eingetragen. Die Personen, die Sie gewählt haben, werden über die erstellte Diskussion und hinzugefügte Kommentare benachrichtigt.
Sie können immer den Text Ihrer Diskussion bearbeiten und die angemeldeten Benutzer verwalten. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um Diskussion zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Listenmenü Aktionen.
Um die Erfolgschancen des Projekts zu erhöhen, muss man seinen Fortschritt ständig beobachten und die Aktionen des Teams unter Kontrolle halten.
Dafür nutzen Sie die Online-Office-Berichte:
Sobald der Bericht erstellt ist, können Sie ihn in die CSV-Datei exportieren oder die Buttons in der oberen rechten Ecke nutzen.
Wenn Sie an einem Projekt nicht mehr arbeiten, können Sie es entweder anhalten oder abschließen, indem Sie seinen Status ändern.
Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:
Das angehaltene oder abgeschlossene Projekt wird grau und zum Ende der Liste mit den Projekten übertragen. Aber Sie können auf seine Meilensteine und Aufgaben zugreifen und seinen Status zurück auf aktiv zu jeder Zeit ändern.
Wenn Sie Ihr Projekt unwiderruflich löschen möchten,
Standardmäßig können alle Portalbenutzer aufs Modul Projekte zugreifen. Es gibt vier unterschiedliche Zugriffsebenen hier: Benutzer (ein Portalmitglied, das an keinem Projekt teilnimmt), Projektteammitglied, Projektleiter und Moduladministrator.
Als Gast können Sie die folgenden Operationen durchführen:
Als Benutzer können Sie die folgenden Operationen durchführen:
Als Projektteammitglied können Sie die folgenden Operationen durchführen:
Als Projektleiter können Sie die folgenden Operationen durchführen:
Als Moduladministrator können Sie die folgenden Operationen durchführen:
Als Portalbesitzer/Administrator mit Vollzugriff können Sie den Zugang auf das Modul Projekte für einige Benutzer einschränken oder dieses Modul sogar deaktivieren, wenn Sie es nicht brauchen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:
Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen:
Um das Modul Projekte zu deaktivieren, wählen Sie die Option Module und Tools im linken Bereich, deaktivieren Sie das Feld Projekte und klicken Sie auf den Button Speichern.